‘Toen, nu en straks’: zo zien kantoren eruit in de toekomst

Bedrijven moeten de huidige situatie aangrijpen om blijvende veranderingen door te voeren in hun kantoorpanden. Ze kunnen hier beter en efficiënter uitkomen als zij kritisch kijken naar hoe de situatie in het bedrijf ‘toen’ was, ‘nu’ noodgedwongen is, en ‘straks’ wenselijk is. De komende maanden zullen duidelijk maken welke ondernemers al bezig waren met de toekomst.

Hoewel ‘thuiswerken’ de afgelopen jaren al wel in opkomst was, dwong de crisis werknemers in Nederland in een razend tempo een bureau aan de keukentafel in te richten. Wat blijkt nu: mensen zijn gewoon net zo productief thuis, vinden het méér dan prima de file over te slaan en zijn gelukkig in ‘het nieuwe werken’. Boardrooms die na ruim twee maanden thuiswerken nog steeds twijfelen aan de inzet van hun werknemers thuis, hebben denk ik een vertrouwens- en dus een managementprobleem. Geen personeelsprobleem: werknemers maken er haast zonder uitzondering het beste van.

Thuiswerken als productiefactor

De lessen die we nu leren onthouden we niet voor altijd. Na twee of drie maanden wennen mensen aan nieuwe omstandigheden, is het nieuwe eraf, en in die periode zitten we nu. Iedereen accepteert het thuiswerken. De term ‘het nieuwe normaal’ is een poging om alle complexiteit rondom de crisis maar onder één noemer te gooien, maar de term werkt. Thuiswerken is echt het nieuwe normaal.

‘Toen’ was thuiswerken optioneel en door management vaak niet gewenst. ‘Nu’ is het opgedragen en heeft het management geen keuze. ‘Straks’ is het een productiefactor die per medewerker op maat kan worden gemaakt. Ten minste, voor bedrijven die nu doorpakken.

Overtredingen zijn niet te voorkomen

‘Nu’ zitten veel bedrijven in een behoudende modus. Veel ondernemingen zijn bezig met 1.5 meter-stickers te plakken die duidelijk maakt wie er te dicht bij het bezette koffieapparaat komt, of berekenen hoeveel traptreden er in anderhalve meter gaan. Dat is kortzichtig, conservatief en op de lange termijn geen oplossing. Je bereidt je bedrijf op deze manier niet voor op een betere ‘straks’. En je zult in de praktijk zien dat de anderhalve meter-regel, ondanks je goede bedoelingen, vaak wordt overtreden.

Het is niet te ontkomen: opstoppingen voor de lift om 17.00 uur, of mensen die van- en naar een kantoorruimte bewegen en toch echt langs elkaar af moeten. Als medewerker A krap langs medewerker B af moet lopen om naar het toilet te kunnen, zal hij de eerste twee weken nog vragen of B even op kan staan. Dat blijft niet duren.

Het kantoor van januari 2021

We zien de verschuiving naar méér thuiswerkplekken al terug in de verkoop van hardware en software-oplossingen. Er worden relatief (nog) meer laptops tegenover desktopcomputers verkocht en de afname van software ‘as-a-service’ (SaaS) neemt toe. Een werknemer die over vijftien minuten een video-call heeft moet de software zelf kunnen regelen, zonder tussenkomst van een IT’er op het hoofdkantoor. Mensen moeten hun eigen laptop voor werk kunnen gebruiken, en reparaties à la minute door een lokale onderneming uit kunnen laten voeren. Ook dat vergt vertrouwen van werkgevers. Maar ook dat, die zelfstandigheid en flexibiliteit, maakt bedrijven op lange termijn beter.

Proactieve bedrijven zijn in januari 2021 herkenbaar aan een getransformeerd kantoor dat dient als inspiratiebron, als ontmoetingscentrum, als bron van creativiteit. De vrijgekomen ruimte (door minder bezetting) is dan namelijk ingericht om de waarde van een bedrijf voor bezoekers en werknemer duidelijker te maken.

Verbondenheid zonder aanwezigheid

Het verminderde aantal vaste werkplekken dat ‘nu’ gedwongen is, is ‘straks’ dus wenselijk.

Je elementaire medewerkers moeten aanwezig zijn. De rest moet ‘activity based’ worden georganiseerd, voor als face-to-face meetings op creatieve gronden wenselijk of zelfs noodzakelijk zijn. Hoe laat je het individu vrij kiezen, zonder creativiteit of motivatie te verliezen? Dáár ligt de crux, de uitdaging van het kantoor van ‘straks’.

‘Toen’ zagen veel kantoren er hetzelfde uit: kaal, een beetje saai, met standaard ingerichte afdelingen en vaste werkplekken. ‘Nu’ moeten we thuiswerken en zien we dat we daar eigenlijk best goed in zijn. ‘Straks’ zijn kantoren, ten minste bij bedrijven die geleerde lessen niet vergeten, in alles beter dan ze voor deze crisis waren. Ze zorgen voor verbondenheid, zonder verplichte aanwezigheid, en is dat niet precies waar we ‘nu’ eigenlijk naar op zoek zijn?