Samenwerken op afstand met… IT-manager Kees

Samenwerken op afstand. Hoe bevalt het werkend Nederland? In deze serie vertellen professionals hierover. Deze keer aan het woord: Kees Vianen, IT-manager bij IT-dienstverlener Qualogy in het Zuid-Hollandse Rijswijk. “In het begin was het even wennen, maar inmiddels werkt ons team ook op afstand als een geoliede machine.”

Qualogy in Rijswijk helpt organisaties efficiënter en effectiever te werken met slimme IT-oplossingen. Het bedrijf is marktleider in Oracle en Java en richt zich ook op innovatie, zoals data science en cloud computing. Hierbij biedt Qualogy organisaties ondersteuning die reikt van concept en implementatie tot gebruik en beheer van de oplossing.

IT-beheer op afstand

Als IT-manager geeft Kees leiding aan het team dat verantwoordelijk is voor het technisch beheer van de applicaties. Hij vertelt: “We leveren veelal remote support. Zo zien we erop toe dat de applicaties van onze klanten altijd perfect functioneren. Op afstand werken was voor ons in die context dus eigenlijk al heel gewoon.”

Samenwerken op afstand met collega’s in Suriname

Sowieso is werken op afstand Kees niet onbekend. En die ervaring reikt tot over de landsgrenzen. “Qualogy heeft een vestiging in Suriname. We werken nauw samen met het team daar. Zo helpen onze Surinaamse collega’s onze klanten in Nederland ook met beheer. Elke week video vergaderen we een gezamenlijke om de lopende projecten en aankomende acties te bespreken.”

Even wennen

Toch was het begin dit jaar even wennen toen iedereen van de één op de andere dag thuiswerkte. Kees: “Hoewel je changes en escalaties in principe ook thuis en in je eentje kan oplossen, was het voor corona uitbrak de gewoonte om met z’n allen vanuit kantoor te werken. Dat werkt toch efficiënter. Je bent dan bij elkaar, kan makkelijker ‘even’ met elkaar meekijken of vragen beantwoorden.”

Een-op-eengesprekken

Als manager zocht Kees direct naar een goede manier om zijn team op afstand te coachen en betrokken te houden. Kees: “In het begin was dat even zoeken. Normaal zie je je collega’s op kantoor. Dan spreek je ze sneller. Nu moet je contactmomenten heel bewust organiseren en plannen. Elke maandag bespreken we de lopende projecten via videoconferencing (waar ook onze collega’s in Suriname bij zijn). Zodat het hele team weet wat er speelt. Daarnaast plan ik om de twee weken met iedereen een een-op-eengesprek in. Hoe gaat het thuis? Lukt het met het werk? Zit je goed in je vel? Zijn er andere dingen die er spelen? Ik vind het belangrijk om hier zicht op te houden. Collega’s moeten hun verhaal kunnen doen.”

Samen in een virtuele kamer

Videoconferencing is dus niet meer weg te denken bij Qualogy. Kees: “Als videovergaderoplossing gebruiken we Google Meet. Dat werkt prima, maar als team is het ook prettig als je echt het idee hebt dat je bij elkaar in één ruimte werkt. Eén van mijn collega’s opperde toen een tool die veel wordt gebruikt door gamers. Het is een soort tool voor video vergaderen, maar het gaat nog net iets verder. Je zit als het ware met het hele team bij elkaar in een ‘kamer’. Wil je iemand even snel iets vragen of apart kort overleggen? Dan kun je heel snel switchen naar een aparte ‘kamer’. Bij andere oplossingen gaat dat niet zo makkelijk en moet je een heel nieuwe meeting starten. Wij vinden het een ideale video collaboration tool voor het gemakkelijk samenwerken op afstand. Hij staat de hele dag aan.”

Ideaal: hybride werkvorm

Wat voor Kees de meest ideale werkvorm is? Hij besluit: “Hybride. De afgelopen periode heeft laten zien dat het niet noodzakelijk is om altijd op kantoor te werken. Ons team functioneert nu ook op afstand als een geoliede machine. Daarnaast scheelt het voor de meeste collega’s veel reistijd. Het levert veel op, je werkt in dat opzicht efficiënter. Tegelijk mis ik het persoonlijke contact, het praatje bij de koffieautomaat. Als manager vind ik het belangrijk dat je je mensen van tijd tot tijd ook face to face spreekt. Vanuit deze rol zal ik mijn team dan ook altijd stimuleren een aantal dagen naar kantoor te blijven komen.”

Ontdek tips voor samenwerken op afstand

Wil je ook dat medewerkers altijd prettig en soepel samenwerken op afstand, bijvoorbeeld door videoconferencing? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.