Robotics Centre of Excellence: hoe regel je de governance?

Wil je als organisatie robotiseren op basis van Robotic Process Automation (softwarerobots)? En doe je dit via een Centre of Excellence? Voor een succesvolle uitrol is het van belang om tijdig na te denken over de governance. Zéker als je na verloop van tijd tientallen of misschien wel honderden robots in productie neemt.

Een Centre of Excellence (CoE) is een inhouse centrum waar alle kennis over robotisering samenkomt. Hier werken business owners en IT-experts samen aan robotisering. Veel grootzakelijke organisaties kiezen hiervoor. Een Centre of Excellence biedt onder meer overzicht en structuur als je een groot aantal robots in productie hebt.

Governance: besturingsmodel vanuit de organisatie

Zodra je start met robotisering is het zaak om na te denken over de governance: het besturingsmodel vanuit de organisatie. Wie ken je welke rollen toe? Wie heeft welke bevoegdheden? Welke autorisaties geef je de robots? En welk plan treedt in werking als er een robot stilvalt? Kortom: duidelijke werkafspraken. Wie doet wat? Waarom? En op welk moment?

Rollen toekennen

Denk allereerst goed na over de rollen rondom de uitvoering. Wie gaat de robots bouwen? Vaak zijn dit medewerkers uit de business met inhoudelijke proceskennis of CoE-medewerkers met meer technische kennis. Het CoE is tegelijk de plek waar de business terecht kan voor vragen en technische knowhow. Bepaal ook wie de robots gaat beheren en wie verantwoordelijk is voor de continuïteit van de robots, als zij eenmaal in productie zijn.

Testomgeving versus productieomgeving

Maak ook een plan over hoé je de robots gaat bouwen en in productie gaat brengen. Mijn advies: richt altijd een testomgeving in, waarin je de robot bouwt en test. Doe dit niet rechtstreeks in je productieomgeving. Als er dan iets misgaat kan het zijn dat de robot realtime data wijzigt. In een testomgeving kun je jouw robots in alle rust bouwen en testen.

Controle en 4-ogenprincipe

Waar robots worden gebouwd, vindt ook controle plaats. Hoe regel jij dit straks? Veel organisaties passen het ‘4-ogenprincipe’ toe: tijdens het businessproces controleren collega’s het werk van elkaar, elke keer als een activiteit plaatsvindt. Bij de robot vindt bijvoorbeeld een controle plaats tijdens het bouwen en testen. De business test de juiste werking van de robot, terwijl medewerkers uit het CoE de robot checken op code en standaarden. Zo minimaliseer je het risico op fouten.

Useraccounts en autorisaties

Net als een menselijke collega heeft een softwarerobot ook een useraccount nodig om zijn taken te kunnen uitvoeren. Hierin is ook een keuze te maken. Gebruik je één useraccount voor meerdere robots? Dan moeten de toegewezen rechten aan dat useraccount álle te robotiseren processen ondersteunen. Het beheer van je user accounts wordt daarmee eenvoudiger. Een kanttekening is dat de user wellicht met méér dan één sessie ingelogd moet kunnen zijn. Tenzij de robots na elkaar kunnen draaien. Zorg dat je een weloverwogen beslissing maakt die past bij de beleidsvisie van jouw organisatie.

Plus: houd hierbij ook rekening met compliance. Het kan zijn dat wet- en regelgeving specifieke eisen stelt aan de verantwoording.

Uitvalscenario

Geef je een softwarerobot een opdracht, dan kan hij non-stop doorwerken en deze taak oneindig vaak herhalen. Toch kan er een kink in de kabel komen. Bijvoorbeeld als het proces verandert. De robot blijft dan het oude proces volgen dat niet meer valide is. Hij krijgt waarschijnlijk onjuiste input en genereert foutieve output. Leg voor dit soort situaties een uitvalscenario en escalatieplan vast. Welke acties neem je als de robot zijn werk niet meer goed kan uitvoeren? Wie neemt de werkzaamheden over van de robot? En wie zorgt ervoor dat de robot zo snel mogelijk weer operationeel wordt? Een belangrijk onderdeel van de governance.

Naamgeving

Maak tot slot ook afspraken over de namen van de robots. Zodat je een specifieke robot altijd eenvoudig terugvindt. Geef elke robot bijvoorbeeld een naam met daarin de naam van de applicatie en het proces waarin hij betrokken is. Bijvoorbeeld: HR_InhuurExtern. En zorg dat de opbouw van de naam voor elke robot hetzelfde is.

Succesvol robotiseren

Dus: start je met robotisering? In de begin- of testfase is governance waarschijnlijk (nog) niet je focus. Toch is het raadzaam om hierover al vanaf het allereerste begin na te denken. Zo ben je goed voorbereid als het aantal robots na verloop van tijd (explosief) groeit.

The post Robotics Centre of Excellence: hoe regel je de governance? appeared first on Werktrends.