Hybride werken: wat betekent dit voor werkplekbeheer?

Samenwerken op afstand heeft het afgelopen jaar een vlucht genomen. Ook in de toekomst blijven we kantoor vaker afwisselen voor andere locaties. Veel organisaties vragen zich af: wat betekent dit voor de werkplekbeheer en inrichting van kantoren? We spraken Willem Adriaanssen en Alexandra Meeuwisse van huisvestingsadviesbureau HEVO in ’s-Hertogenbosch over de uitdagingen, trends en ontwikkelingen op het gebied van hybride werken.

HEVO is expert in (duurzame) huisvesting en vastgoed. Organisaties in uiteenlopende branches kunnen er terecht voor specialistisch advies en bouwmanagement. Zo ondersteunt HEVO onder meer gemeenten en overheden, het midden- en kleinbedrijf, grootzakelijke organisaties, onderwijsinstellingen en zorginstellingen.

Uitdaging: aantal werkplekken bepalen

Tegen welke uitdagingen lopen organisaties aan nu we massaal op afstand werken? Alexandra vertelt: “Zij vragen zich vooral af hoe je het aantal benodigde (arbo)werkplekken bepaalt. Voorheen kon je dit goed inschatten. Nu is het een ‘best quess’. Natuurlijk, je kunt medewerkers vragen wanneer zij verwachten weer terug te komen naar kantoor. Toch is dat op dit moment lastig te zeggen. De situatie verandert immers continu. Niemand weet hoe op kantoor werken er in de toekomst uit gaat zien.” Wat betekent dit voor werkplekbeheer?

Spreiding managen

Willem vult aan: “We zien ook het groeiende belang van een gezonde werkomgeving. Met de komst van corona speelt dat nu nog meer. Zo is een ander belangrijk vraagstuk het managen van de spreiding. Je moet weten wie wanneer naar kantoor komt. En past dit aantal binnen de actuele, toegestane capaciteit? Spitsuren wil je voorkomen. Ik verwacht dat een online reserveringssysteem de standaard wordt. Medewerkers boeken zelf een werkplek of vergaderruimte. Het aantal te reserveren werkplekken is in het systeem eenvoudig op of af te schalen. Deze manier van werkplekbeheer biedt grip, overzicht en flexibiliteit.”

Op naar een kleiner pand?

Goed, we werken meer op afstand. Blijft dit ook zo? De praktijk is weerbarstig. Wat als je nú voor de keuze staat voor nieuwe huisvesting? Is een kleiner pand raadzaam? Alexandra: “Niet per se, want de kantoorfunctie verandert. Er zijn wellicht minder vaste werkplekken nodig, tegelijk ontstaat er behoefte aan meer ruimte voor open plekken. Dit is van invloed op je werkplekbeheer. Bijvoorbeeld voor brainstormsessies, ontmoetingen en trainingen. Dat betekent dus niet dat je een kleiner pand nodig hebt. Je richt de ruimte wél anders in.”

Van traditioneel kantoor naar ontmoetingsplek

Hybride werken heeft dus ook impact op de inrichting van kantoren. Willem: “We zien dat het kantoor transformeert naar ontmoetingsplek. Medewerkers komen naar kantoor om binding te houden met de organisatie. Om te sparren met klanten en collega’s. Om creatieve sessies te houden. In de toekomst gaan we een andere verdeling zien tussen vaste werkplekken, concentratieplekken en plekken van ontmoeting. De balans daartussen moet goed zijn.”

Een nieuwe rol voor concentratieplekken

Willem vervolgt: “Naast open plekken krijgen ook concentratieplekken door hybride werken een belangrijke rol. Als het kantoor een ontmoetingsplek wordt, zal er veel overleg plaatsvinden. Zowel fysiek als digitaal. Er moeten dus ook voldoende plekken zijn waar je ongestoord kunt overleggen, videovergaderen of werken. Ga het maar eens na. Videovergaderen gaat prima als je alleen bent. Maar wat als in dezelfde ruimte waar jij videovergadert een andere collega aan het bellen is? Of óók in een videovergadering zit? Dat gaat niet.”

Investeren in toereikende IT

Daar ligt ook een belangrijke rol voor IT, vertelt Willem. “Neem de videovergaderingen. Als we in de toekomst hybride gaan werken, ontstaan er situaties dat je met meer collega’s tegelijk in één ruimte wilt deelnemen aan dezelfde videovergadering. Is er dan een gedegen scherm beschikbaar waarop iedereen de deelnemers aan de andere kant goed kan zien? En hoe zit het met het geluid? Is iedereen in de vergaderruimte goed te horen, óók de personen achter in de vergaderruimte? Zorg dat je meetingrooms voorziet van gebruiksvriendelijke audiovisuele apparatuur.”

Digitaal werken, meer aandacht voor duurzaamheid

Hybride werken kent dus uitdagingen, maar biedt vooral ook veel voordelen. Willem: “Toen we begin dit jaar noodgedwongen van de een op de andere dag moesten thuiswerken, hebben veel organisaties in korte tijd hun papieren archieven gedigitaliseerd.” Alexandra vult aan: “Toen zagen zij dat zo’n digitaal archief veel efficiënter is dan al die papieren dossiers op meters kastplank.” Ook draagt hybride werken bij aan duurzaamheid. Alexandra: “Dit was altijd al een belangrijk thema in organisaties. Toch krijgt dit nu een impuls omdat we zien welk effect hybride werken heeft op reisbewegingen.”

Waardevol: verwachtingen van medewerkers

Of HEVO nog tips heeft voor organisaties die nadenken over de toekomst van hun kantoor? Alexandra besluit: “Leg je oor te luister bij je medewerkers. Zij weten als geen ander wat wel en niet voor hen werkt. Vraag naar hun verwachtingen. Waarom komen zij graag naar kantoor? Hoe werken zij het prettigst? Bepaal dit niet vanuit een ivoren toren. Neem ook geen overhaaste beslissingen. Elke organisatie is anders. Welke huisvesting en inrichting past bij jouw organisatie, hangt ook af van de cultuur en het type medewerkers. Het lastige is dat we niet weten hoe de situatie over een halfjaar of jaar is. Werk verschillende scenario’s uit en kijk hoe je hierop kan anticiperen. Zulke scenario’s bieden je handvatten om een weloverwogen keuze te maken in huisvesting.”

Ontdek tips voor samenwerken op afstand

Wil je ook dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper