Hybride vergaderen bij Pieter van Foreest

Hybride werken stelt nieuwe eisen aan de kantooromgeving. Hoe vergader je bijvoorbeeld soepel en prettig in een hybride setting? Als een deel van de medewerkers vanuit huis deelneemt en een deel op kantoor? Zorgorganisatie Pieter van Foreest moderniseerde hiervoor de vergaderruimtes op diverse locaties.

Pieter van Foreest biedt een breed pakket aan services en diensten aan ouderen voor zorg, wonen, behandeling en welzijn. Cliënten kunnen hier terecht voor onder meer thuiszorg, hulp bij het huishouden, revalidatie, verzorging en verpleging. Pieter van Foreest heeft zo’n 25 locaties in de regio Delft, Midden-Delftland, Pijnacker-Nootdorp en Westland. De organisatie telt zo’n 3400 medewerkers en 2400 vrijwilligers.

Minder reistijd, meer flexibiliteit

Als begin 2020 de coronapandemie uitbreekt, werkt ook een groot deel van de medewerkers van Pieter van Foreest plotseling thuis. Maxim Vlaardingerbroek is functioneel beheerder en vertelt: “Gaandeweg ontdekten we hiervan het potentieel, zoals minder reistijd en meer flexibiliteit. Ook werd duidelijk dat we in de toekomst deels op afstand zouden blijven werken. Daarbij rees wel de vraag: hoe zorgen we dat we effectief en prettig hybride kunnen vergaderen? Dit wilden we op onze vestigingen goed regelen. Want met z’n allen met een eigen laptop en oortjes in één ruimte, gaat gewoon niet. We wilden onze vergaderruimtes optimaal inrichten.”

Inventarisatie

Samen met een partner inventariseert Pieter van Foreest de wensen en eisen voor de vergaderruimtes. Niels Meijer, informatieadviseur bij Pieter van Foreest, licht toe: “We werken met Office 365, dus de oplossing is Teams-gebaseerd.” 6 ruimtes op 4 verschillende vestigingen worden vervolgens uitgerust met hoogwaardige schermen inclusief een gebruiksvriendelijke videovergaderoplossing.

Volledig afgestemd op de ruimte

Maxim: “De schermen zijn afgestemd op de ruimte. Zo verschilt het formaat en hebben we vaste én 2 mobiele schermen.” Collega’s kunnen eenvoudig deelnemen aan een vergadering via de eigen laptop óf rechtstreeks inloggen vanaf een tablet naast het scherm. De software ‘herkent’ dan de afspraak en start direct de vergadering.”

Resultaat

Pieter van Foreest is blij met de oplossing, vult Niels aan. “Het systeem is erg toegankelijk. Dankzij een koppeling met onze agenda’s kun je via het scherm direct deelnemen aan de vergadering. We vergaderen nu veel effectiever. Dat komt mede door de goede geluids- en beeldkwaliteit. Iedereen in de ruimte is altijd goed te horen en te zien. Dit vergroot de betrokkenheid.”

Veelzijdig: óók voor cliënten

Nog een meerwaarde is de veelzijdigheid. Maxim besluit: “De oplossing stelt ons in staat om onze dienstverlening naar cliënten te verbeteren. Op één locatie kunnen cliënten via het scherm nu videobellen met dierbaren. Geweldig dat we de schermen en videovergaderoplossing voor verschillende toepassingen kunnen inzetten.”

Lees de case

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van Pieter van Foreest? Lees de case.

Webinar: hybride vergaderen

Benieuwd naar meer praktische adviezen en inzichten voor effectief vergaderen op afstand? Kijk het webinar ‘Hybride vergaderen’. Laat je bijpraten door experts én doe je voordeel met de praktijkervaring van VolkerWessels.

Ontdek meer tips voor hybride werken

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.