Eén jaar na de eerste lockdown: op weg naar een hybride standaard

Een jaar geleden startte de intelligente lockdown in Nederland. Van de een op de andere dag werkten we massaal thuis. In die periode is er voor organisaties veel veranderd. Als specialist in ICT en samenwerken blik ik graag terug op een bewogen jaar én kijk ik vooruit naar een toekomst waarbij hybride werken de standaard wordt. Het managen van werkplekbeheer op kantoor en het samenwerken op afstand staan hier centraal.

Terugkijkend op het jaar, zie ik verschillende fasen. In de eerste fase – direct na de start van de lockdown – gingen organisaties in de overlevingsstand. Om de business te continueren, werden er halsoverkop noodvoorzieningen getroffen om thuiswerken mogelijk te maken. Denk aan een videovergadertool en oplossingen om eenvoudig online samen te werken en documenten te delen. In de tweede fase (zo rond de zomer) optimaliseerden organisaties die voorzieningen. Ook werd onderzocht hoe zij medewerkers weer veilig konden laten terugkeren naar kantoor. Zoals werkplekbeheer waardoor medewerkers veilig naar kantoor kunnen, omdat ze weten dat er een werkplek vrij is en welke collega’s er op kantoor zijn.

Hybride werken als voorkeur – werkplekbeheer op kantoor en samenwerken op afstand

Inmiddels zitten we ruimschoot in de derde fase. En is duidelijk dat de meeste medewerkers de voorkeur geven aan een hybride werkvorm. Oók in de toekomst. Uit de resultaten van de Monitor Thuiswerken van de Arbo Unie (waaraan zo’n 100 organisaties meedoen), blijkt bijvoorbeeld dat 55 procent van de medewerkers de voordelen ervaart van (gedeeltelijk) thuiswerken. Ze hoeven minder te reizen en kunnen hun werkdag flexibeler indelen. Ook wijst de praktijk uit dat medewerkers thuis vaak productiever zijn. Een kanttekening daarbij is dat 25 procent hinder ondervindt van de thuiswerksituatie. Als hybride werken de standaard wordt, is het dus zaak om hierop écht alert te zijn en thuiswerken optimaal te faciliteren.

Belangrijk: thuiswerkbeleid 

Hoe het ook zij: in één jaar tijd gingen organisaties van incidenteel samenwerken op afstand naar een hybride standaard. Ook de overheid stimuleert deze trend. Zo wordt er momenteel gewerkt aan een wetsvoorstel dat thuiswerken eenvoudiger moet maken. Dat stelt organisaties voor nieuwe uitdagingen. Als hybride werken de standaard wordt, dan is een doordacht thuiswerkbeleid essentieel. Ik bedoel dan geen protocol dat gericht is op security en IT. Het gaat om een beleid waarin je onder meer vastlegt wie wanneer thuiswerkt, hoelang, welke dagen en wie wat bekostigt. Maar denk zeker ook aan regels voor voldoende rust, pauze en ergonomische voorzieningen. Want als thuiswerken de norm wordt, kun je er zeker van zijn dat de arbodienst de thuiswerkplekken en je beleid hiervoor gaat controleren. Zorg dus zeker dat je dit op orde hebt. Voor jezelf en je medewerkers.

Thuiswerkshop

Als medewerkers langdurig thuiswerken, wil je dus dat zij altijd snel de beschikking hebben over de juiste (ergonomische) voorzieningen. Als werkgever ben je verplicht om je medewerkers hierin te faciliteren. Een thuiswerkshop is dan ook het overwegen waard. Eén omgeving waarin medewerkers alle (voorgeselecteerde) faciliteiten kunnen vinden om verantwoord en ergonomisch thuis te werken. Zo reguleer je dit beter en houd je grip op de voorzieningen die medewerkers gebruiken. Declaratietechnisch is een centrale thuiswerkshop ook interessant.

Kantoorbezetting managen met werkplekbeheer

En er is meer. Want hoe manage je de bezetting op kantoor, als medewerkers straks zelf kiezen welke dagen ze wel of niet naar kantoor gaan? Medewerkers willen weten of er voldoende plek is. En waar op kantoor zij dan precies terechtkunnen. Een oplossing voor online deskbooking of werkplekbeheer in de cloud kan daarbij helpen. Hiermee reserveren medewerkers zelf een werkplek (of ruimte). Voor facility is het daarnaast mogelijk om ‘aan de achterkant’ het aantal beschikbare plekken flexibel te managen. Je krijgt inzicht in het gebruik van kantoor. Terwijl medewerkers in één oogopslag zien welke plekken er vrij zijn én waar hun collega’s zich bevinden op een bepaalde dag.

Uitgifte via smart lockers

Hybride werken heeft natuurlijk ook op afdelingsniveau impact. Neem bijvoorbeeld de afdeling IT. Hoe ga je om met de uitgifte van kantoorspullen, als ook de collega’s van IT regelmatig op afstand werken? Een smart locker-oplossing kan dan uitkomst bieden. Medewerkers openen met een eigen pas dan zelf een locker en pakken de (bruikleen)middelen die zij nodig hebben om te kunnen werken. Zulke ‘smart lockers’ kunnen ook handig zijn voor uitgifte van fysieke post of pakketjes.

Eerste stap in hybride werken door werkplekbeheer en AV-apparatuur

Natuurlijk, dit zijn slechts een paar punten om rekening mee te houden als hybride werken de standaard wordt. Naast werkplekbeheer en videovergadertools zijn er natuurlijk nog veel meer aspecten om op te letten. Denk aan vraagstukken rondom kantoorhuisvesting, IT– en AV-beheer en IT-investeringen. Bovenstaande punten geven alvast enkele handvatten om een eerste stap te zetten naar een hybride standaard.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand 

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper Samenwerken op afstand.