E-invoicing en compliance: hier kun je op letten

Het gebruik van digitale documenten zoals e-invoices neemt in veel organisaties een vlucht. Zo stellen overheden e-invoices al verplicht, en verzoeken organisaties hun leveranciers om facturen digitaal aan te leveren. Organisaties vragen zich af: hoe realiseren we een succesvolle uitrol van e-invoicing en waarborgen we tegelijk compliance? In dit artikel ontdek je de voorwaarden en aandachtspunten.

De afgelopen jaren deden verschillende typen digitale documenten hun intrede. De e-invoice steekt daar met kop en schouders bovenuit. Met een e-invoice verloopt het complete facturatieproces digitaal. Dat levert organisaties verschillende voordelen op, zoals het elimineren van handmatige werkzaamheden, lagere kosten en hogere productiviteit.

Belang van compliance

Tegelijk met het aantal e-invoices, groeit ook het belang van compliance. Dit is voor organisaties vaak een noodzakelijk kwaad. Door btw en andere belastingen op een goede manier af te handelen, reduceer je de kans op boetes of maatregelen. En ontvang je eventuele teruggaven van de belastingdienst op tijd en juist.

Voorwaarden en vereisten

Maar een e-invoice vervangt niet zomaar een-op-een de papieren variant. Daarvoor moeten organisaties aan wet- en regelgeving voldoen. Welke wetten en regels dat precies zijn, verschilt per land. Hierbij is het belangrijk dat je niet alleen rekening houdt met de richtlijnen voor je eigen land, maar óók met de richtlijnen die gelden voor internationale leveranciers.

Specifiek voor Nederlandse organisaties geldt dat e-invoices moeten voldoen aan de EU-richtlijn 2014/55/EU. En voert een organisatie opdrachten uit voor een Nederlandse overheidsinstantie (B2G)? Dan kunnen ze deze alleen nog digitaal factureren.

Aandachtspunten op een rij

Je ziet: universele wetgeving voor het gebruik van e-invoices bestaat (nog) niet. Wel kunnen organisaties ervan uitgaan dat de volgende punten belangrijk zijn:

• Het documentformat en de eisen die de betrokken overheden en/of handelspartners daaraan stellen.
• De inhoudelijke eisen zoals gesteld in overheidsregelgeving of door handelspartners.
• De integriteit en authenticiteit van de uitgewisselde documenten, zoals:
  • Elektronische gegevensuitwisseling (EDI)
  • Bedrijfscontroles die een betrouwbare audit trail creëren (BCAT)
  • Elektronische handtekeningen en validatie van het document
• Verbindingen met overheidssystemen, lokaal en wereldwijd.
• De interoperabiliteit (roaming) van het document, voor uitwisseling met andere leveranciers.
• De beveiliging van gegevens en bijbehorende beschermingsimplicatie van de documenten die digitaal uitgewisseld worden.
• Archivering volgens de eisen van het specifieke land.
• Goedkeuring of accreditatie van lokale belastingdiensten, die aangeeft dat je voldoet aan alle vereisten voor uitgifte, uitwisseling, ontvangst en acceptatie.
• Toestemming van de ontvangers van het document om over te stappen van papier of pdf naar e-invoicing.

Uitdagingen en oplossingen

Voldoet een e-invoice eenmaal aan alle wet- en regelgeving? Dan dient een nieuwe uitdaging zich aan. Voor zowel lokale als internationale ondernemingen geldt dat wetten en regels voor e-invoices regelmatig veranderen. In de toekomst gaan e-invoices een gestandaardiseerde vorm aannemen. Tot die tijd blijft compliance een heikel punt.

De kunst is om deze veranderingen te monitoren, zonder zicht te verliezen op andere aspecten van het bedrijf. Er zijn verschillende oplossingen die je hierin ondersteunen. Welke software, welk platform of welke serviceprovider het beste past, is afhankelijk van de wensen binnen je organisatie.

Combineer services

De ideale oplossing bevat meerdere services die je kunt ‘mixen en matchen’, zodat deze goed aansluit op juridische aspecten én groeiambities. Denk hierbij aan:

• Experts op het gebied van wet- en regelgeving, die toezicht houden op wijzigingen in mandaten en wetgeving. Dit geldt voor alle landen waarmee je zaken doet.
• Een open, cloudbased netwerk dat verbonden is met particuliere bedrijven, overheden en andere zakelijke netwerken.
• De mogelijkheid om e-invoicingdiensten te integreren in het bestaande ERP- of boekhoudsysteem, zodat systeemwijzigingen niet nodig zijn.
• Ondersteuning bij de onboarding van alle zakenpartners, zoals leveranciers en klanten.
• 24/7 ondersteuning bij eventuele technische problemen.

Checklist e-invoicing: stap voor stap aan de slag

Ben je benieuwd hoe je e-invoicing succesvol én compliant implementeert? Download de checklist en lees hoe je e-invoicing stap voor stap implementeert in jouw organisatie.

Meer inzichten: kijk het webinar over e-invoicing

Benieuwd hoe e-invoicing werkt in de praktijk? Kijk het webinar Grip op facturen met e-invoicing. Hierin ontdek je o.a. hoe Maasstad Ziekenhuis een groot deel van het facturatieproces digitaliseerde en wat dit oplevert.