Digitalisering en de veranderende rol van de accountant

In de afgelopen zes afleveringen praatten Patrick en ik met diverse gasten over de veranderingen in de Finance-wereld. In deze zevende podcast focussen we op de rol van de accountant: digitalisering en de veranderende rol van de accountant. We praten erover met Marco Schilder, partner en adviseur bij BDO Accountants & Adviseurs.

Marco heeft een flinke ontwikkeling doorgemaakt als accountant. Hij begon zijn carrière met het uitvoeren van financial audits. Zoals de meeste accountants in die tijd, dacht hij veel in processen en ging na of die ‘in control’ waren. Later, in 2006, stroomde hij door naar de advieskant van het accountancy-vak waar hij de financiële afdeling helpt te professionaliseren van boekhouder tot een businesspartner voor hun organisatie. Sinds 2018 is hij partner bij BDO Advisory.

De ontwikkeling van de accountantsrol

Ik start het gesprek met de vraag aan Marco of de traditionele accountant nog wel bestaat. Marco zegt van wel: “De accountant begon als iemand die de integrale controle deed. Later is hij meer risicogericht gaan controleren, om dat vervolgens steekproefsgewijs te doen. Inmiddels is de rol van een accountant veel meer gedigitaliseerd. En grappig: daardoor is zijn rol eigenlijk weer een beetje terug bij het oude. Met data analytics kun je volledige databestanden binnenhalen en daar query’s op loslaten, waardoor je weer integraal controleert.”

Van accountant naar data scientist

Het accountancy-vak is analytisch geworden. Marco: “Dit heeft invloed op de competenties van de mensen die we nodig hebben. Je moet nu meer affiniteit hebben met systemen dan vroeger. Jonge accounts krijgen steeds meer een data science-profiel. Ook interessant: vroeger wist een senior automatisch meer dan een junior. Maar dat zie je nu verschuiven. Schoolverlaters komen met inzichten waar senioren wat van kunnen leren. Leuk om die dynamiek in een team te zien.”

Digitalisering binnen BDO

Patrick vraagt Marco wat digitalisering en automatisering voor BDO betekenen. Marco antwoordt dat de controletechnieken en methodieken veranderen. “We gebruiken nu data analytics, proces mining en Robotic Process Automation (RPA). Hierdoor gaat veel meer automatisch en we maken veel meer gebruik van data. Ook gegevensuitwisseling gebeurt digitaal via elektronische dossiers. En veel klantafspraken vinden, mede gedreven door de coronacrisis, tegenwoordig meer plaats via Teams. Dat is wel zo efficiënt. Uiteraard is hierbij de juiste balans tussen op afstand werken en ‘op de vloer zijn’ belangrijk.”

Automatisering in het controleproces

En het controleproces, verbetert dat ook dankzij digitalisering? Volgens Marco komt er meer bij kijken. “We richten ons niet alleen op de rapportage en het afsluitproces, maar ook op de processen die de data voor jaarrekeningen genereren. Een beruchte is het inkoopproces. Dit kan fraudegevoelig zijn, maar door de juiste controls en workflow tooling kun je dit goed automatiseren.

Je kunt bijvoorbeeld het inkoopproces goed inrichten door het gebruik van purchase orders. Wanneer die goed ingelegd worden door de gemachtigde besteller, verloopt de rest van het proces automatisch en dus sneller. Hierbij is de juiste inrichting van het systeem wel een vereiste. Digitalisering en automatisering maken het controleproces dus beter, mits het proces goed is ingericht en het systeem dat ondersteunt én de juiste controls erin zitten.”

IT-controls en BI-tooling

Als accountant is kennis van IT-controls steeds belangrijker. De rol van de accountant verandert dus zeker. Toch hoef je volgens Marco bijvoorbeeld geen SAP-expert te zijn als een klant met SAP werkt. “Het helpt wel, maar de meeste relevante functionaliteit is in alle systemen in de basis hetzelfde. Qua advisering is het wel goed om te vermelden dat wij geen softwareleverancier zijn. We hebben echter wel inzicht in wat goede systemen zijn voor de financiële functie, en kunnen daarover adviseren. Wel helpen we de klant met de juiste toepassing van systemen. Wij bouwen bijvoorbeeld robots met RPA-software en dashboards met BI-tools. Dus we bouwen de benodigdheden in de juiste applicaties.”

Het beroep verandert

Behalve door digitalisering en automatisering, verandert het beroep van accountant volgens Marco ook door veranderende wet- en regelgeving. “Er is een striktere scheiding gekomen tussen controle en advies. Enerzijds is er nu de controlepraktijk, waar een meer nadrukkelijke EDP (Electronic Data Processing) en data science component in zit. Anderzijds is er de samenstelpraktijk. Die laatste is erg aan verandering onderhevig, aangezien jaarrekeningen maken steeds sneller en eenvoudiger gaat. Door de analyse en bespreking van de cijfers schuiven de werkzaamheden op naar advisering: als het ware ‘business controling as a service’.”

Digitalisering in het financedomein

Patrick vraagt welke mogelijkheden Marco ziet, kijkend naar digitalisering in het financiële domein. Marco: “Ik zie drie aspecten. Ten eerste maken systemen het werk makkelijker. Denk aan ERP-oplossingen, maar ook puntoplossingen in de cloud. Met bepaalde tools kun je heel eenvoudig, snel en automatisch dingen doen die eerst in Excel gedaan werden, wat je enorm wendbaar maakt. Ten tweede wordt het samenwerken makkelijker dankzij automatische workflows. Dit maakt bijvoorbeeld shared service centres minder locatie-onafhankelijk. Ten derde kun je meer grip en controle houden door continuous control dashboarding. Achteraf controleren verschuift naar continu en preventief controleren.”

Tips van Marco

Wil je je financeproces ook digitaliseren en automatiseren? Dan heeft Marco twee tips voor je:

Tip 1. Pas je proces aan op je systeem. Vroeger moest de automatisering het proces ondersteunen. Inmiddels maak je het jezelf daar heel moeilijk mee. Iedere upgrade van het systeem is dan een implementatie an sich, vanwege het maatwerk dat je moet toepassen. Er zijn tegenwoordig veel goede standaard systemen, houd je dan zoveel mogelijk aan de standaard. Het scheelt je ook enorm in onderhoud.

Tip 2. Train je mensen in het werken met het systeem. Het blijft mensenwerk en je systeem is zo sterk als de mensen die ermee werken. Investeer hierbij echt in een gedegen training, zodat de eindgebruikers vertrouwd raken met de software / nieuwe manier van werken. Dat gaat dus verder dan een demo.

Luister de podcast

De hele podcast terugluisteren? Dat kan hier. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.