De financiële (r)evolutie: een blik terug én vooruit

Dankzij digitalisering en automatisering neemt de procesefficiency in de financiële sector steeds verder toe. Waar financiële processen pakweg 20 jaar geleden nog volledig op papier plaatsvonden, zijn er tegenwoordig volop mogelijkheden om deze te digitaliseren en te automatiseren. Over die mogelijkheden én meer praatte ik samen met collega-expert Patrick Aben in de eerste aflevering van onze podcast DigiFinance. We blikten terug op de afgelopen ontwikkelingen én vooruit op wat nog komen gaat: de financiële (r)evolutie: een blik terug én vooruit.

Patrick en ik gaan al heel wat jaren mee in de finance-sector. In die tijd hebben we een hele verandering zien ontstaan. Het begon allemaal toen we overgingen van Exact voor Dos naar Exact voor Windows. Zowel Patrick als ik werkten in die tijd bij een Exact-partner en hielpen bedrijven met de transitie. Dit was al een hele stap naar een nieuwe interface en gebruikersbeleving van de software.

Workflow brengt transparantie

Vervolgens kwam de opkomst van workflow, een soort schil om je ERP-systeem. Dit hielp bedrijven om ERP-processen te digitaliseren en te optimaliseren aan de hand van ERP-data. Dankzij workflow zag je precies welke taken iemand had en hoelang hij daarmee bezig was. Patrick vertelt: “Workflow zorgde voor transparantie. In die tijd merkte je al goed dat nieuwe technologie ook verandering in menselijk gedrag met zich meebrengt. Wil je dat je nieuwe systeem goed functioneert, dan is het belangrijk dat je ook aandacht hebt voor het menselijke  aspect.”

Reporting vs. dashboarding

In diezelfde tijd werd reporting al voorzichtig aan belangrijker. Maar destijds keek je met rapporten voornamelijk naar wat al was gedaan, achteruit dus. Het was een reactief proces. Tegenwoordig kijk je met KPI’s en dashboarding proactief vooruit. En je kunt veel meer sturing geven. Je hebt meer regie over je finance-processen, wat mensen doen en waarom ze dat doen. Je hebt bijvoorbeeld inzicht in de ontwikkeling van je cashflow en kunt die daadwerkelijk bijsturen.

Een wereld van papier

Ik weet nog goed dat ik in 2008 kennismaakte met capture-software. Ik was hier echt van onder de indruk. Een factuur kwam binnen op papier, die scande je, en de software deed de rest. Een prachtige uitvinding die zorgde dat er minder mensenwerk nodig was in dit Procure-to-Pay-proces. Het overtikken van de factuur naar het boekhoudsysteem (wat ook nog eens erg foutgevoelig is als een mens dit doet), en het ordermatchen (komt de factuur overeen met de inkoop?) kon nu namelijk worden geautomatiseerd. Vooralsnog was dit vooral interessant voor grote organisaties.

De invloed van SaaS

Patrick: “De opkomst van SaaS en de schaalbaarheid van de capture-oplossing, maakt het nu ook voor kleinere organisaties rendabel. Er zijn geen aanschafkosten meer. Doordat alles in de cloud beschikbaar is, heb je meteen na implementatie een systeem dat altijd werkt en altijd wordt bijgehouden”.

Best practices

SaaS heeft er ook voor gezorgd dat we meer zijn gaan standaardiseren. We maken veel meer gebruik van ‘best practices’. Vroeger gingen we met een leeg vel papier naar de klant en vroegen hem te tekenen hoe zijn P2P-proces eruit moest komen te zien. En dan maakten we dat. Eigenlijk totaal onnodig, want in elke organisatie bestaat de factuurverwerking altijd uit de volgende stappen:

1. Je ontvangt een factuur, die je verwerkt in het financiële systeem.
2. Je keurt de factuur goed of matcht deze.
3. Je betaalt de factuur.

Dus waarom zou je niet standaardiseren? De standaard werkt voor wel 80% van de gevallen. En het maakt het hele proces goedkoper én sneller.

E-invoicing

Patrick voegt toe: “Met een best practice krijg je ook meer ruimte om te kijken in de keten. De verkoopfactuur van het ene bedrijf is de inkoopfactuur van de klant van dat bedrijf. Er vindt dus een uitwisseling van factuurgegevens plaats. Ga je dit digitaliseren, dan kom je al snel uit op e-invoicing. Een proces dat naar mijn mening ook onderdeel moet uitmaken van een P2P best practice.”

Schakel in de keten

Onlangs waren Patrick en ik samen op het factuurcongres. We hoorden hier veel verhalen van bedrijven die bang zijn dat e-invoicing heel ingewikkeld is. Patrick: “Maar wat is er nu mooier dan op een elektronische manier data met elkaar uitwisselen? Wat houdt je tegen om dat niet te willen?” Ja, de mogelijkheden zijn er, dat moeten we met z’n allen realiseren. Ieder bedrijf is onderdeel van de keten. Ontvang je een factuur, dan heeft een ander die verstuurd. En andersom. Als we met z’n allen conformeren aan het e-invoicing, dan helpen we de hele keten! Hoe je start met e-invoicing, bespreken we in een van de volgende afleveringen in onze podcastserie.

Luister de podcast

Benieuwd naar wat we nog meer bespraken? Luister de eerste aflevering van de podcastserie DigiFinance terug. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotifykanaal DigiFinance.

E-book: Source to Pay

Ontdek hoe je als organisatie grip houdt op zowel het inkoop als het financiële proces. Zodat dit bijdraagt aan een optimale cashflow en liquiditeitspositie. Download het e-book.