5 trends in digitalisering voor 2022: aandacht voor technologie én mensen

De afgelopen twee jaar is de digitalisering in een stroomversnelling geraakt. Nu het jaar op zijn einde loopt, kijk ik graag vooruit. Welke trends in digitalisering voorzie ik vanuit mijn beroepspraktijk voor 2022? Lees gauw verder.

1. Overload aan data: huis op orde

Organisaties hebben in steeds belangrijkere mate te maken met een overload aan data. De exponentiële groei ervan schept mogelijkheden, maar zorgt ook voor uitdagingen. Want de data komt op verschillende manieren de organisatie binnen. Hoe zorg je hierbij dat informatie altijd en overal inzichtelijk is voor de juiste personen? En dat je alle informatie gestructureerd (en conform eventuele wet- en regelgeving) deelt, opslaat en archiveert?

Nu we volop hybride werken, zien organisaties meer dan ooit de noodzaak om de informatie- en documentstromen te stroomlijnen en te digitaliseren. Een trend die ik hierbij zie is dat zij nu écht de basis op orde brengen. Dat betekent: kijken welke informatie er binnenkomt, waar dat precies binnenkomt, hoe dit wordt verwerkt en hoe dit efficiënter kan. Ik verwacht hierbij dat de digitalisering van documenten en informatiestromen in 2022 doorzet.

2. Innovatie en digitaliseringsstrategie

Ik zie ook dat organisaties die de basis eenmaal op orde hebben, zoeken naar manieren om de documentstromen steeds verder te digitaliseren en optimaliseren. Een digitaliseringsstrategie ligt hieraan veelal aan ten grondslag. Welke processen gaan we optimaliseren en welke technologieën zetten we daarvoor in? Hier wordt steeds beter over nagedacht.

Ik zie hier een link met de huidige krappe arbeidsmarkt. Organisaties staan voor de uitdaging om de juiste mensen te vinden én te behouden. En als deze mensen eenmaal binnen zijn, wil je natuurlijk wel dat zij hun tijd zinvol besteden. Dus: geen tijdrovend of onnodig administratief werk maar de kerntaken die horen bij hun functie. Dit vraagt dus o.a. om digitalisering van processen, een doordachte strategie en continue innovatie.

Komend jaar zal de innovatie alleen maar toenemen, verwacht ik. Een betrouwbaar documentmanagementsysteem vormt doorgaans de basis voor effectieve digitalisering. Dit is één centraal systeem om de overload aan data gestructureerd (en compliant) te verwerken en te archiveren. Ook als er verschillende personen of afdelingen betrokken zijn bij de verwerking van een document, houd je eenvoudig overzicht en grip op de voortgang hiervan.

Daarnaast wordt er steeds vaker een mix van nieuwe technologieën ingezet. Bijvoorbeeld als aanvulling op het documentmanagementsysteem. Denk aan Robotic Process Automation en Artificial Intelligence, zoals Natural Language Processing of Machine Learning.

3. Mega-ecosystemen

Een andere digitaliseringstrend voor 2022 is de opkomst van mega-ecosystemen. Dit zijn megaplatforms of mega-applicaties waarin verschillende disciplines samenkomen en worden geïntegreerd. Waar je vroeger zag dat we in tal van uiteenlopende systemen werkten, zie je nu dat we die systemen met elkaar integreren.

Dit kan bijvoorbeeld aan de consumentenkant zijn. Het onderzoek ‘Toekomstverkenning digitalisering 2030’ geeft het voorbeeld dat consumenten in zo’n ‘super app’ toegang hebben tot bijvoorbeeld zowel mobiliteit als verzekeringen.

 Maar ik zie mega-ecosystemen ook binnen organisaties ontstaan. Zo ondersteunde ik een tijdje terug een zorgorganisatie met digitalisering van de verwerking van een specifiek proces. Elke cliënt die hier voor het eerst binnenkomt vult dan een formulier in met een aantal voorkeuren. Onder meer of de kleding gewassen moet worden en zo ja, hoe vaak precies.

De zorgorganisatie gebruikt hiervoor nu een documentmanagementsysteem. Het formulier is dan razendsnel aangemaakt en waar mogelijk al vooraf ingevuld. Handmatig invullen en controleren is niet meer nodig. Na invullen en opslaan in het documentmanagementsysteem, wordt het formulier direct naar een externe wasserij doorgestuurd. Deze wasserij weet dan direct wat de bedoeling is. Zo wordt dit documentmanagementproces in feite ook ingezet als een mega-ecosysteem, waarin diverse disciplines samenkomen. Met als resultaat: meer overzicht, grip en efficiency.

4. Mensoptimalisering

Ook mensoptimalisering is een trend die mijn aandacht trekt. Doordat we digitaliseren gebruiken we immers ook steeds meer nieuwe technologieën. Deze technologieën zorgen ervoor dat we zowel onze fysieke als cognitieve capaciteiten kunnen verbreden. Kortom, we optimaliseren onze mogelijkheden als mens.

Zo stelt het onderzoek ‘Toekomstverkenning digitalisering 2030’ dat nieuwe interfaces een uitbreiding van onze zintuigen vormen. Robotisering versterkt ons fysiek (bijvoorbeeld in de zorg of distributiecentra) en bij administratieve taken (bijvoorbeeld bij het inkloppen van gegevens in systemen). En Artificial Intelligence ondersteunt ons op cognitief niveau (bijvoorbeeld voor het voorspellen van trends of resultaten).

5. Kwetsbaarheid en cybersecurity

Een vijfde belangrijke digitaliseringtrend is cybersecurity. Naarmate we steeds digitaler werken, neemt logischerwijs ook onze afhankelijkheid van systemen en applicaties toe. Dit maakt organisaties kwetsbaar. Zeker nu we ook nog eens volop hybride werken. Zo is het aantal hacks sinds we massaal thuiswerken toegenomen met maar liefst 64%.

De trend van toenemende digitalisering vraagt dus ook meer dan ooit om optimale cybersecurity. Want als je systemen worden platgelegd, heb je een groot probleem. Tegelijk is alleen investeren in security-oplossingen niet voldoende. Investeer ook in security-awareness. Zodat medewerkers phishingmails herkennen en zorgvuldig omgaan met hun wachtwoorden, bijvoorbeeld.

Webinar: digitaliseren in de praktijk

Benieuwd naar concrete adviezen en kansen om processen organisatiebreed te digitaliseren en optimaliseren? Kijk het webinar en ontdek o.a. hoe A.S. Watson dit aanpakt.

E-book: digitaliseren in de praktijk

In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.