Digitale transformatie: werk altijd en overal – soepel, efficiënt en veilig

Document management: informatie altijd veilig beschikbaar

De digitale transformatie stelt je bijvoorbeeld in staat om papieren documenten te digitaliseren en zo tijd- en plaatsonafhankelijk werken beschikbaar te maken voor iedereen in de organisatie. In ons centraal document management systeem hebben medewerkers altijd toegang tot álle documenten en correspondentie binnen een proces. Of deze nu op papier of in digitale vorm de organisatie binnenkomen.
Dankzij uitgebreide zoekfuncties en ‘intelligent indexing’ vind je álle informatie altijd snel terug in één centraal archief. En dat alles veilig en AVG-proof, dankzij de hoogst mogelijke beveiliging, versleutelde communicatie en uitgebreide autorisatieniveaus.

Processen automatiseren via workflows

Met document management van Ricoh Document Center Enschede automatiseer je ook handmatige stappen of administratieve handelingen binnen een proces. Via een workflow definieer je vooraf welke stappen er doorlopen moeten worden. En wie welke actie op welk moment moet uitvoeren. Stel dat drie personen een document moeten goedkeuren, dan stuurt de workflow het document automatisch in de juiste volgorde naar de juiste personen. Handmatig e-mailen (en reminden) is niet meer nodig. En je hebt altijd zicht op de status van een proces, want het document management systeem houdt dit voor je bij.
Document management van Ricoh Document Center Enschede is in te regelen voor vrijwel elk proces en elke afdeling, zoals HR, sales, logistiek en finance. Hierbij kan het document management systeem integreren met je bestaande bedrijfsapplicaties, zoals ERP of CRM. Document management is hierop een waardevolle aanvulling.

Samenwerken: overleggen, vergaderen en presenteren

Digitale transformatie betekent ook: beschikken over de geavanceerde AV-middelen en technologie om altijd en overal soepel te overleggen, vergaderen en presenteren. Thuis én op kantoor. Denk aan een veilige en toekomstbestendige videovergaderoplossing, waarmee je prettig vergadert in een hybride setting. Maar ook aan professioneel ingerichte vergaderruimtes, met interactive whiteboards, projectoren, monitors en tools om draadloos te presenteren.

Cloud en infrastructuur voor de digitale transformatie

In het licht van de digitale transformatie is het belangrijk dat je beschikt over een flexibele IT-infrastructuur die soepel met je meebeweegt. Ook de stap naar de cloud is niet los te zien van de digitale transformatie. In de cloud zijn documenten en informatie immers altijd en overal beschikbaar. Je werkt eenvoudig met elkaar samen, waar je ook bent. Je deelt en bewerkt documenten, eventueel gelijktijdig met andere collega’s. Investeren in servers en hardware hoeft niet. De cloud is flexibel en schaalbaar – en de kosten voorspelbaar, want je betaalt naar gebruik. Onze experts tonen je graag de kansen voor jouw organisatie. En begeleiden je met een soepele transitie.

Digitale transformatie: laat je adviseren

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor (verdere) digitale transformatie voor jouw organisatie? Of wil je meer weten over één van onze oplossingen? Ons team van experts staat voor je klaar en geeft graag vrijblijvend advies.