Slimmer werken op afstand via automatisering: 10 tips

donderdag 9 juli 2020

Meer tijd over voor kerntaken. Een hogere klanttevredenheid. Gestroomlijnde workflows en méér werkplezier. Automatisering van bedrijfsprocessen biedt tal van voordelen om slimmer te werken op afstand. Maar waar begin je? Doe je voordeel met 10 tips op weg naar een digitale organisatie.

Ook als medewerkers op afstand werken wil je hen maximaal faciliteren. Je wilt dat zij altijd en overal prettig kunnen werken. Zodat de business doorgaat en klanten maximale service ervaren. Automatisering van processen kan hierbij ondersteunen.

Waar begin je met automatisering?

Toch leven er in organisaties vaak nog veel vragen. Welk proces pak je bijvoorbeeld als eerste aan? Leent elk proces zich voor automatisering? En komen er tijdens de implementatie tijdelijk taken stil te liggen die juist nodig zijn om de business draaiende te houden? Lees de onderstaande tips en ontdek hoe je effectief start met automatisering.

De 10 tips op weg naar automatisering

1. Maak een inventarisatie van je afdelingen

Een goede eerste stap is bepalen op welke afdeling je wilt starten met automatisering. Maak een inventarisatie en kijk op welke afdeling veel handmatige werkzaamheden plaatsvinden.

De ervaring leert dat de crediteurenadministratie en HR-afdeling vaak een goed startpunt zijn, omdat de handmatige processen daar duidelijk zijn omlijnd. Waak er wel voor dat je géén systeem aanschaft dat slechts voldoet aan de behoeften van één afdeling. Wil je later uitbreiden, kies dan een breed inzetbare oplossing voor documentbeheer.

2. Kies een handmatig proces

Nu je de afdeling hebt bepaalt, kies je een proces dat zich goed leent voor automatisering. Start met een relatief eenvoudig proces, dat wél de nodige handmatige werkzaamheden bevat. Je raakt dan vertrouwt met de techniek en systematiek, waarna je verder kunt uitbouwen.

Voor de afdeling crediteurenadministratie kun je denken aan factuurverwerking. En voor HR aan (gedeeltelijke) automatisatie van het recruitmentproces.

3. Stel een businesscase op

Uiteraard wil je dat de automatisering je voordeel oplevert. Beoordeel daarom in hoeverre de automatisering van de gekozen processen gaat leiden tot:

– kortere reactietijden bij verzoeken uit de organisatie en van klanten

– lagere administratieve kosten

– een betere samenwerking tussen medewerkers en afdelingen

– een optimale customer experience

Op basis van deze informatie kun je een businesscase opstellen voor je automatiseringsplannen. Achterhaal hierbij ook wie toeziet op de processen die je wilt automatiseren en vraag ook om hun mening en input.

4. Breng het proces in kaart

Nadat je hebt gekozen welk proces je gaat automatiseren, is het belangrijk dat je analyseert hoe de informatiestromen binnen dat proces lopen. Hoe komen documenten en gegevens het proces binnen? Is dat via e-mail, per post, telefonisch, webformulieren, papieren documenten of een combinatie daarvan?

Als je dit weet, kun je op de juiste wijze op een slimme manier informatie vastleggen, zodat deze doorzoekbaar is en kan worden gebruikt voor aanverwante processen. Voorbeeld: als je uitgaande facturen opslaat als financiële administratie, kan de afdeling verkoop zien welke projecten zijn gefactureerd.

5. Inventariseer de knelpunten

Ga na waar er vertragingen in het proces zitten en achterhaal de oorzaak van deze knelpunten. Hier vind je de belangrijkste kansen voor automatisering.

6. Kijk of bestaande software volstaat

Investeren in nieuwe automatiseringssoftware is niet altijd noodzakelijk. Kijk eerst welke oplossingen en software je al in gebruik hebt en ga na in hoeverre je hiermee de knelpunten in het proces kunt oplossen. Soms is het ook mogelijk om het proces zelf aan te passen, waardoor extra software niet nodig blijkt.

7. Overweeg mobiele apps en cloudtoepassingen

Cloudoplossingen en mobiele apps stellen je in staat om werken op afstand nog beter te faciliteren. Met een cloudoplossing kunnen medewerkers immers altijd en overal bij de juiste documenten. En met een mobiele app keuren zij direct een factuur of vakantieaanvraag goed. Kijk daarom of de automatiseringssoftware deze oplossingen (standaard) meelevert.

8. Doe je voordeel met feedback uit de organisatie

Vraag de medewerkers die dagelijks deel uitmaken van het proces regelmatig om hun feedback. Hoe vinden zij dat het gaat? Wat is goed, wat kan beter? Zien zij nog andere kansen voor automatisering? Deze medewerkers kennen het proces immers door en door. Door hen actief te betrekken bij de veranderingen, doe je waardevolle nieuwe inzichten op én creëer je commitment in de organisatie.

9. Regel een testomgeving in

Bijna klaar voor implementatie? Probeer de nieuwe manier van werken eerst uit in een testomgeving. Als er dan iets misgaat, kun je dit direct oplossen. Organiseer in deze fase ook regelmatig een evaluatiebijeenkomst voor medewerkers waar je hen de voortgang laat zien. Maak daarnaast alvast een begin met het trainen van IT-beheerders en medewerkers.

10. Vier de livegang en… blijf optimaliseren!

Is de uitrol van het geautomatiseerde proces een feit? Dan is het eindelijk tijd om te profiteren van gestroomlijnde workflows, meer efficiëntie en werkplezier. Vier dit succes met de organisatie. Zo ontstaat er vanzelf een positief sneeuwbaleffect.

Is de kous hiermee af? Zeker niet. Waarborg de kwaliteit van het proces en probeer deze ook continu te optimaliseren. Evalueer periodiek en kijk hoe je het proces nog verder kunt verfijnen, zodat medewerkers maximaal worden ondersteund wanneer zij op afstand werken.

Laat je adviseren

Bovenstaande tips helpen je alvast op weg met de eerste stappen naar een digitale organisatie. Wil je weten waar de kansen liggen voor jouw bedrijf? Laat je dan adviseren door een softwareleverancier of win informatie in bij een onafhankelijke IT-consultant. Of ga in gesprek met collega’s in de branche die je voorgingen en leer van best practices.

Download het stappenplan

Benieuwd hoe je papierloos kunt gaan werken? Download het stappenplan ‘Papierloos werken in 90 dagen‘ en ontdekt hoe je in 90 dagen een papierloos kantoor realiseert, waarbij je altijd en overal toegang tot je documenten hebt.

Meer informatie: altijd en overal samenwerken

Met de juiste communicatie- en workflowoplossingen, security en voorzieningen houd je continuïteit in jouw business, ook als medewerkers op afstand werken. Ben je benieuwd naar meer mogelijkheden? Lees meer informatie en ontdek met welke oplossingen je werken op afstand optimaal faciliteert.